LGPD no RH: desafios e boas práticas

Início » Blog de Saúde e Segurança do Trabalho » LGPD no RH: desafios e boas práticas

3 minutos

de leitura

3 minutos

A adequação à LGPD já é uma necessidade em todas as áreas das empresas. No entanto, o setor de Recursos Humanos enfrenta desafios ainda maiores, já que lida diariamente com informações extremamente sensíveis, desde informações médicas e bancárias até detalhes de vida pessoal dos colaboradores e candidatos. Por isso, compreender como aplicar a LGPD no RH tornou-se essencial para evitar riscos, garantir segurança e fortalecer a confiança de colaboradores e candidatos.

Além disso, como o RH concentra dados desde o recrutamento até o desligamento, ele se transforma em um dos setores mais impactados pela legislação. Assim, garantir a conformidade não é apenas uma obrigação legal, mas um pilar para a construção de confiança e a proteção da reputação corporativa. 

O impacto da LGPD no RH

Embora muitos dos dados e informações pessoais que o RH administra sejam necessários para cumprir obrigações legais, todos eles precisam ser tratados com responsabilidade, transparência e segurança.

O setor manipula documentos como currículos, exames médicos, dados bancários, registros de ponto, avaliações de desempenho e informações sensíveis de saúde. Portanto, qualquer falha pode resultar em multas, danos reputacionais e quebra de confiança.

Além disso, a LGPD exige que cada processo seja revisado, mapeado e justificado. Assim, o RH precisa estruturar fluxos internos, atualizar políticas e capacitar equipes para garantir que tudo esteja em conformidade.

Principais desafios da LGPD no RH

1. Armazenamento adequado de dados

Um dos maiores desafios é organizar de forma segura todos os documentos sob responsabilidade do RH. Como muitos ainda são armazenados em sistemas diferentes ou até em pastas físicas, o risco de perda e vazamento aumenta. Portanto, adotar ferramentas centralizadas e seguras se torna fundamental.

Com a Vixting, você otimiza seus processos armazenando seus dados em uma única plataforma, de forma segura e com conformidade com a lei. Além disso, dentro da plataforma você pode contar com o Módulo de Absenteísmo e visualizar dados de absenteísmo, que trazem uma visão crucial da saúde e presença dos times, permitindo fazer ajustes com antecedência se necessário.

2. Consentimento e finalidade clara

Além de armazenar, é necessário saber por que cada dado está sendo coletado, visto que muitas informações só podem ser usadas mediante consentimento explícito do titular, e o RH precisa garantir que isso seja feito corretamente para evitar o uso inadequado dos dados.

3. Controle de acesso

Outro ponto crítico é limitar o acesso às informações. Assim, apenas pessoas autorizadas devem visualizar dados sensíveis. Isso reduz falhas humanas, previne erros e aumenta a segurança de todo o processo.

4. Ciclo de vida dos dados

A LGPD determina que nenhum dado seja guardado por mais tempo do que o necessário. Portanto, o RH deve estabelecer políticas claras sobre o período de retenção de documentos e realizar descartes seguros.

Boas práticas para adequar o RH à LGPD

1. Mapear todos os processos

Antes de qualquer mudança, o RH deve identificar onde os dados estão armazenados, quem acessa cada informação e como ela é utilizada. Com esse mapeamento, fica mais fácil corrigir falhas e estruturar melhorias.

2. Adotar sistemas seguros

Ferramentas que automatizam atividades e armazenam dados de forma criptografada são essenciais. Além disso, elas reduzem o risco de erros manuais e promovem maior organização interna.

3. Treinar a equipe continuamente

Como o RH lida com informações sensíveis, todos os profissionais precisam compreender suas responsabilidades, então treinamentos regulares sobre proteção de dados são indispensáveis.

4. Criar políticas internas claras

Políticas de privacidade, diretrizes de uso de dados e regras de acesso devem ser documentadas e divulgadas a toda a empresa. Assim, o risco de uso inadequado diminui.

5. Revisar contratos com fornecedores

Como muitos processos do RH dependem de parceiros externos, é essencial garantir que todos também estejam adequados à LGPD. Dessa forma, a empresa reduz riscos compartilhados.

6. Garantir o descarte seguro

Quando documentos deixam de ser necessários, eles devem ser eliminados com segurança. Isso evita vazamentos e mantém a conformidade com a legislação.

LGPD no RH: mais que obrigação, uma oportunidade

Embora a LGPD traga desafios, ela também abre espaço para que o setor de RH se torne ainda mais estratégico. Ao adotar boas práticas, as empresas aumentam a segurança, fortalecem a reputação e garantem uma relação mais transparente com colaboradores e candidatos.

Além disso, quando o RH se adequa à LGPD, ele melhora a eficiência dos processos, reduz redundâncias e promove uma cultura organizacional mais responsável e confiável.