Admissão digital e LGPD: como proteger dados sensíveis sem perder agilidade?

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A transformação digital no RH trouxe uma revolução nos processos de admissão. Contudo, junto com a agilidade, surgiram novos desafios: a proteção dos dados pessoais. Nesse contexto, surge a pergunta que muitos profissionais de recursos humanos e DP se fazem: é possível realizar uma admissão digital eficiente sem infringir a LGPD? A resposta é sim, mas exige atenção.

O que mudou com a admissão digital?

De acordo com o relatório “Tendências globais de Capital Humano 2024” da Deloitte, a digitalização dos processos de RH está entre as cinco principais prioridades das empresas que buscam eficiência e experiência positiva do colaborador. A admissão digital, portanto, ganha espaço como pilar estratégico dessa transformação.

Antes de mais nada, é preciso entender o que representa a admissão digital. Ela substitui processos manuais e físicos por soluções tecnológicas que utilizam OCR (reconhecimento óptico de caracteres), assinatura eletrônica e armazenamento seguro. Isso resulta em:

• Menos papel e burocracia;
• Processos mais rápidos;
• Experiência mais fluida para o novo colaborador;
• Redução de erros e retrabalhos.

Ainda assim, embora esses benefícios sejam claros, a LGPD exige que todos esses dados, muitos deles sensíveis, sejam tratados com transparência, segurança e consentimento. E é aqui que muitos erros acontecem.

Quais riscos existem sem uma estrutura segura?

De forma geral, quando uma empresa adota ferramentas digitais sem o devido cuidado com a proteção de dados, os riscos são inúmeros. Entre eles, destacam-se:

• Vazamento de informações pessoais;
• Exposição indevida de documentos confidenciais;
• Falta de consentimento claro no uso dos dados;
• Descumprimento de normas da LGPD e penalidades administrativas.

Segundo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), empresas que não demonstram conformidade podem sofrer advertências, bloqueio de dados e multas que chegam a 2% do faturamento anual.

Como aliar admissão digital à conformidade com a LGPD?

A boa notícia é que é totalmente possível unir tecnologia e segurança jurídica. Para isso, é fundamental:

1. Ter um sistema que registre o consentimento do colaborador de forma clara e rastreável;
2. Usar ferramentas com criptografia e armazenamento seguro em nuvem;
3. Mapear os dados sensíveis coletados e definir quem tem acesso;
4. Revisar contratos, cláusulas e políticas de privacidade;
5. Integrar a admissão digital com um software de medicina digital e SST, para garantir rastreabilidade em todo o ciclo de vida do colaborador.

Além disso, é essencial que o RH e o DP estejam alinhados com o jurídico da empresa. Isso não apenas fortalece a governança, como também transmite mais confiança ao novo colaborador.

Como a Vixting resolve essa equação

A Vixting desenvolveu uma plataforma completa que une admissão digital, medicina digital e saúde ocupacional, tudo em conformidade com a LGPD. Com ela, é possível:

• Digitalizar documentos com OCR e guardar com segurança;
• Utilizar assinatura eletrônica válida legalmente;
• Controlar e limitar acessos aos dados sensíveis;
• Integrar todo o processo à saúde ocupacional e ao SST, com conformidade garantida;
• Automatizar e auditar cada etapa da admissão, sem comprometer o compliance;
• Sistema certificado na ISO27000 e 27001- Gestão de Segurança da Informação.

Com essa estrutura, sua empresa não só acelera processos, como também se posiciona como referência em responsabilidade e inovação.

Conclusão

A admissão digital veio para ficar. Contudo, ela deve ser implementada com responsabilidade. Afinal, a confiança do colaborador começa no primeiro clique.

Se você quer digitalizar seu RH sem abrir mão da segurança jurídica, unir admissão digital e LGPD é o único caminho possível e a Vixting é a parceira ideal para isso.

Conte com a Vixting!