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3 minutosA Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, costuma ser associada ao tratamento de informações de clientes. No entanto, ela também está presente em um dos processos mais importantes da gestão de pessoas: a admissão.
Durante essa etapa, as empresas coletam uma grande quantidade de dados pessoais e documentos dos candidatos, como RG, CPF, comprovante de residência, carteira de trabalho, dados bancários e informações de dependentes.
Por isso, garantir o tratamento adequado dessas informações é uma responsabilidade que envolve RH, Departamento Pessoal e todas as áreas que participam do processo.
Um dos princípios da LGPD é a necessidade. Em outras palavras, a empresa deve solicitar apenas as informações indispensáveis para cumprir obrigações legais, trabalhistas e contratuais.
Quando a organização coleta documentos sem uma finalidade clara ou mantém informações que já não são mais necessárias, aumenta os riscos e, ao mesmo tempo, dificulta a gestão dos dados.
Por esse motivo, antes de solicitar qualquer documento, vale avaliar se ele é realmente necessário para aquela etapa da contratação. Dessa forma, a empresa reduz o volume de informações armazenadas e mantém um processo mais organizado.
Não basta apenas coletar os documentos corretamente. Além disso, a empresa precisa garantir que eles permaneçam protegidos durante todo o período de armazenamento.
Arquivos compartilhados sem controle de acesso, documentos enviados por aplicativos de mensagens ou informações armazenadas em computadores pessoais podem expor dados pessoais e, consequentemente, aumentar o risco de incidentes.
Portanto, é importante que a empresa tenha processos definidos para o armazenamento, o acesso e o descarte dessas informações.
Ao mesmo tempo, cada profissional deve acessar apenas os dados necessários para executar suas atividades. Assim, a organização reduz exposições desnecessárias e fortalece o controle sobre os documentos.
Essa é uma dúvida frequente.
Nem todos os documentos enviados durante um processo seletivo precisam permanecer armazenados indefinidamente. Por isso, a empresa deve definir prazos de retenção compatíveis com sua política interna e com as bases legais previstas na LGPD.
Caso exista interesse em manter os dados para futuras oportunidades, esse tratamento também deve respeitar os princípios da legislação. Além disso, a empresa precisa conduzir o processo de forma transparente para o candidato.
Quando não houver mais uma finalidade legítima para a manutenção das informações, a organização deve seguir seus procedimentos internos para o descarte adequado.
À medida que os processos de admissão se tornam mais digitais, cresce a necessidade de utilizar plataformas que ofereçam mais segurança no compartilhamento e no armazenamento de documentos.
Além de reduzir o uso de e mails e a troca de arquivos por diferentes canais, soluções digitais ajudam a centralizar as informações, controlar acessos e tornar o processo mais organizado para todas as áreas envolvidas.
Dessa maneira, RH e Departamento Pessoal ganham mais visibilidade sobre as etapas da admissão. Ao mesmo tempo, a empresa reduz a dependência de controles manuais e informações dispersas.
Portanto, a tecnologia não contribui apenas para a agilidade. Ela também fortalece a segurança e facilita a gestão dos dados durante toda a jornada de admissão.
Quando a empresa trata corretamente os dados desde o início da jornada do colaborador, demonstra compromisso não apenas com a legislação, mas também com a privacidade e a confiança das pessoas.
Nesse contexto, a proteção de dados deixa de representar apenas uma obrigação jurídica. Além disso, passa a fazer parte da experiência do candidato e da cultura organizacional.
Consequentemente, a forma como a empresa solicita, recebe e armazena documentos também influencia a percepção do profissional sobre a organização.
A admissão é um dos primeiros momentos em que a empresa assume a responsabilidade pelo tratamento de dados pessoais.
Por isso, criar processos seguros para coletar, armazenar e gerenciar essas informações reduz riscos, fortalece a conformidade com a LGPD e transmite mais confiança aos candidatos e colaboradores.
Em um cenário cada vez mais digital, proteger dados também significa fortalecer a gestão de pessoas.
Com a Admissão Digital da Vixting, a empresa centraliza documentos e etapas do processo em um ambiente tecnológico mais organizado. Além disso, recursos como OCR inteligente, acompanhamento das etapas e armazenamento em nuvem ajudam RH e Departamento Pessoal a reduzir trocas manuais e conduzir a admissão com mais segurança.
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